V minulém příspěvku jsme si stručně představili pojem rodinné ústavy, vymezili si její hlavní účel a základní strukturu. V tomto příspěvku si řekneme, jak s přípravou rodinné ústavy začít a jak její přípravu plánovat a případně realizovat, přičemž volíme strukturu otázek a odpovědí.

1. Rozhodl jsem se, že rodinnou ústavu chceme připravit. Jaké by měly být hlavní kroky přípravného procesu?

Proces zvažování a přípravy rodinné ústavy lze rozdělit do následujících hlavních fází (zde se již nezabýváme fází, kdy majitel proces přípravy rodinné ústavy zvažuje a zjišťuje, proč by měl s jeho realizací začít):

• Rozhodnutí o osobách, které budou do přípravy rodinné ústavy zapojeny zejména na straně rodiny (případně rodinné firmy), vytvoření pracovního týmu, volba odborného poradce (facilitátora/„projektového manažera“);
• Vymezení očekávání, co se týče rozsahu a účelu rodinné ústavy, jejího fungování pro rodinu a firmu;
• Individuální setkání s členy rodiny s cílem zjistit jejich pohled na hlavní témata rodinné ústavy, společná setkání s cílem dosáhnout shody na vybraných tématech, příprava základního rámce rodinné ústavy;
• Finalizace rodinné ústavy a finální setkání pracovního týmu, schválení textu a slavnostní vyhotovení.

2. Koho do přípravy rodinné ústavy zapojit, resp. nestačí, abych dokument připravil sám či s naším advokátem? Dětem to dám jen podepsat.

Na rozdíl od společenské smlouvy či stanov, které lze připravit velmi jednoduše dle vzorových dokumentů a k jejich vyhotovení postačí pokyn advokátovi nebo notáři, rodinná ústava není tzv. komoditním a ryze právním dokumentem. Obsah tohoto dokumentu také není předepsán žádným právním předpisem.

Rodinná ústava je ryze individuálním dokumentem konkrétní podnikatelské rodiny, a proto vyžaduje velmi silné zapojení majitele a dalších členů rodiny – primárně nástupců (od určitého věku) či jiných členů rodiny, kteří jsou či mají být zapojeni do rodinné firmy. Jestliže se bude v rámci rodinné ústavy více akcentovat také fungování a vztahy v rámci podnikatelské rodiny a příprava dalších generací, je vhodné také zapojení manželek či manželů.

Rodinná ústava musí vždy odrážet vnitřní kulturu dané rodiny, její hodnotový žebříček a její představy (představy jejích členů) o společné budoucnosti, budoucnosti rodinné firmy a jejich vzájemném fungování. Jestliže tomu tak nebude a rodina se spokojí s opsáním rodinné ústavy jiné rodiny, ztratí její příprava smysl (a to i s ohledem na zásadní roli přípravného procesu – viz předchozí článek a další text).

Majitel se také musí rozhodnout, kdo projekt přípravy rodinné ústavy povede a bude zejména odpovědný za vedení rodinných diskusí nad tímto tématem (facilitátor společných setkání). V tomto ohledu je vhodné, aby se jednalo o osobu mimo rodinu (prvek nezávislosti), která má s podobnými projekty zkušenost (prvek odbornosti), a kterou bude jak majitel, tak zúčastnění členové rodiny v dané roli akceptovat a bude jim příjemné s danou osobou pracovat (vzájemná chemie a důvěra).

Samozřejmě, majitel se může rozhodnout, že se pokusí sepsat rodinnou ústavu s členy své rodiny sám, kdy však bude velkým omezením neexistence zapojení třetí osoby (facilitátora) a úspěch či neúspěch tak bude záviset na osobnosti majitele (či jiného zvoleného člena rodiny).

3. Nejsem si jist, jestli máme s dalšími členy rodiny od procesu přípravy rodinné ústavy stejná očekávání?

S ohledem na to, že pro mnoho majitelů a členů jejich rodin je pojem rodinná ústava zcela nový, je zcela zásadní, aby se před započetím její přípravy, majitel a další členové jeho týmu nejdříve shodli, jaké mají od rodinné ústavy a přípravného procesu očekávání. Co si pod pojmem rodinná ústava představují a co jim má příprava daného dokumentu přinést. Má to být příprava na budoucí nástupnictví? Má to být ochrana proti konfliktům mezi sourozeneckým vlastnickým týmem?

Toto vymezení pak také slouží osobě vedoucí daný projekt, ať už se bude jednat o nezávislého odborníka (advokáta, facilitátora), a to jak při procesu přípravy (dotazníky), tak při procesu vedení jednotlivých diskusních setkání (workshopů) a formulaci obsahu rodinné ústavy samotné.

4. Musíme se při přípravě rodinné ústavy setkávat či její obsah diskutovat? Slyšel jsem o individuálních setkáních? Ve firmě jsem zvyklý rozhodovat a diskuse jsou často ztrátou času.

Jak jsme již uvedli dříve, rodinná ústava by měla být připravena tak, aby odpovídala pohledu a situaci konkrétní podnikatelské rodiny a jejích členů. Jelikož mají některé osoby z určitých důvodů problém sdělovat určité názory před více osobami, či před určitými osobami, ukazuje praxe, že je vhodné, že v rámci přípravy probíhají též individuální pohovory mezi odborníkem, který daný projekt vede a relevantními členy rodiny. Z tohoto důvodu je zásadní vybrat si pro proces přípravy rodinné ústavy osobu, která má kromě vhodných odborných znalostí i výborné komunikační schopnosti (a je důvěryhodná). Tyto pohovory poskytují jednak určitou bázi pro přípravu vybraných částí rodinné ústavy, jednak dávají určitou korekci pro další společná sezení při přípravě rodinné ústavy. Zároveň pak umožňuji získat vhodnější pohled na danou rodinu a její schopnost další spolupráce. Jestliže je připravována rodinná ústava bez zapojení externího odborníka, nemusí tyto individuální pohovory dávat velký smysl.

Základní práce při přípravě rodinné ústavy pak bude probíhat v rámci řízených workshopů – tj. setkání pracovního týmu dané rodiny, které budou vedeny pověřeným odborníkem (případně členem rodiny). V rámci těchto workshopů budou postupně diskutovány a formulovány, na základě vhodně pokládaných otázek a odpovědí, jednotlivé články rodinné ústavy.

V případě větších rodin, kdy bude těžké zajistit účast všech členů na jednom místě, lze pro tyto workshopy využít moderní komunikační prostředky např. Skype. Z praxe však doporučujeme, aby pokud to umožní okolnosti alespoň první a finální setkání proběhlo za fyzické přítomnosti ideálně všech členů přípravného rodinného týmu.

5. Kolik takových jednání budeme potřebovat? Zvládneme vše provést za jeden den? Jak dlouho může daný proces trvat?

Počet společných workshopů bude hodně záviset zejména na počtu zapojených členů, jejich schopnosti se dohodnout a citlivosti diskutovaných témat. Obecně platí, že v rodinách, kde jsou výborné rodinné vztahy a spolupráce perfektně funguje – existuje vysoká míra vzájemné důvěry, je proces rychlejší než v rodinách, kde převládají prvky individualismu.

Je však nutné znovu zdůraznit, že společná setkání členů rodiny nad přípravou rodinné ústavy jsou v praxi velmi pozitivně hodnocena a pro mnoho podnikatelů právě samotný proces přípravy rodinné ústavy a související diskuse mají velkou přidanou hodnotou (zahraniční majitelé někdy mluví o větší hodnotě, než má samotná připravená ústava).

Časový rámec procesu přípravy rodinné ústavy pak zejména závisí na tom, jakou prioritu jí přiřadí konkrétní rodina. Jestliže bude priorita nízká (důležitý, ale neurgentní projekt), může proces přípravy trvat i klidně i rok a déle (setkání se budou odkládat kvůli „důležitějším“ provozním věcem), což proces přípravy bohužel komplikuje a zvyšuje riziko, že proces půjde do ztracena. Majitelům lze tedy doporučit, aby v případě, kdy se rozhodnou rodinnou ústavu připravit, věnovali tomuto projektu potřebný čas a péči. Daná časová investice do vlastní rodiny se jim jistě vrátí.

V pokračování této minisérie se budeme věnovat ve větším detailu hlavní struktuře „vzorové“ rodinné ústavy.