To, že je rodinná firma dobře spravovaná, se pozná na tom, že spolu rodina dobře komunikuje a dovede spolupracovat.

Rodinné firmy se často obávají, že pro dobrou správu bude třeba zavést složité a překombinované systémy spojené s otravnou byrokracií. Ale opak je pravdou, jak zdůrazňuje jedna z nejznámějších britských konzultantek pro oblast rodinných firem Juliette Johnson v článku na webu familybusinessunited.com. Dobrá správa usnadňuje komunikaci uvnitř rodinné firmy a posiluje spolupráci.

V rodinné firmě často panuje tak trochu neformální atmosféra – a platí to i pro procesy. I když takové nastavení je většinou prospěšné a funkční, může být někdy na škodu. Takové neformální nastavení tvoří jádro firemní kultury, která napomáhá snadnějšímu přijímání důležitých rozhodnutí. Konkurence v podobě velkých korporací se složitými schvalovacími procesy pak v tomto ohledu bývá o něco pomalejší.

Málo komunikace a nejasnost v rozdělení rolí

Těžkosti však mohou nastat v rodině samotné, tedy ve funkčnosti spolupráce mezi příbuznými. Ač to může znít překvapivě, často se stává, že mezi příbuznými neprobíhá dostatečná komunikace. Existují nevyřčené a nepotvrzené domněnky, nevyjasněná očekávání a chybí skutečné pochopení. Ve výsledku to vede k tomu, že jednotliví členové rodiny vnímají celé směřování a účel rodinného podnikání odlišně. Vznikají konflikty, napětí, nespokojenost, a nakonec se přestává dařit i podnikání samotnému. Příbuzní se navzájem obviňují, ale zřídka jsou na vině jejich charakterové nedostatky nebo neschopnost ustoupit. Obvykle bývá příčinou to, že role v rodině a v rodinné firmě nejsou jasně odděleny, hranice se prakticky smazávají. Nejsou totiž vhodně nastavená a akceptovaná pravidla. A právě proto je tak důležité mít dobře nastavenou správu a řízení rodinné firmy.

Jasnost ve vztazích a komunikaci je lepší než neformálnost

Formalizovaná komunikace, myšleno komunikace za respektování předem daných pravidel, může v mnohých chvílích poskytnout nezbytný prostor pro správnou komunikaci co se týče daných rolí, a ač to může znít překvapivě rodina tak může posilovat svou stabilitu a soudržnost. Do určité míry řízená a formalizovaná komunikace je dle zkušeností paní Johnson také dobrá pro vyjasnění a probrání očekávání jednotlivých členů rodiny. Pomáhá také ukázat, jaké jsou mezi příbuznými vztahy v rámci jejich působení v rodinné firmy. Systém správy a řízení tak nahrazuje nepřehlednost a nejistotu pravidly (nemusí být složitá) a relativně pevně daným rámcem. Ač se jistě řada podnikatelů bude bránit a obávat, praxe ukazuje, že rodinné firmě zavedení formálních procesů spíše pomůže (ač se samozřejmě nesmí přehnat tak, že by zcela zbavilo rodinnou firmu její pružnosti a efektivity).

Rodinná firma má podnikatelskou i rodinnou dimenzi – nastavená pravidla by to měla reflektovat

Rodinná firma je obvykle unikátní tím, že mezi vlastníky a podnikem je zvláštní emoční pouto. A toto pouto může být právě v souvislosti s dobrým nastavením správy a řízení firmy náročnou výzvou. V rodinné firmě, kde je větší podnikatelská rodina či která je již v několikáté generaci s větším počtem zapojených členů rodiny, nestačí zavést a nastavit správu a řízení podnikatelských aktivit, ale bývá potřebné také nastavit správu a řízení vztahů rodiny s rodinnou firmou. Je třeba nastavit pravidla ohledně rolí, kterou členové rodiny ve firmě hrají, a také si tato pravidla schválit.

V ideálním případě se podaří pravidla nastavit, když je rodinná firma ještě mladá. V tomto čase je totiž okruh příbuzných, kteří se na chodu firmy podílejí, ještě dost úzký. Připravit se a promyslet více výbušná a kontroverzní témata, jako je zaměstnávání rodinných příslušníků nebo nastavení firemní politiky ohledně vlastnictví rodinné firmy, její expanze nebo otázek nástupnictví, je vždy lepší ještě předtím, než se z nich stanou klíčová témata svárů. Pravidla, která budou prodiskutována a odsouhlasena v poklidné, přátelské atmosféře, budou pak po ruce v případě, že dojde na spory a roztržky. A v takové chvíli dost možná budete rádi, že tady jsou pravidla, která pomohou nastalý konflikt vyřešit.

Rodinné firmy málokdy zapadají do standartních modelů a je třeba připravit pravidla jim na míru. Právě o tom, jak tato pravidla nastavit, zda je dobrý nápad tzv. rodinná ústava, ale také o výhodách, které s sebou nastavení pravidel následně přináší, si můžete přečíst v druhé části tohoto článku.